Blog

Webshop számlázás integráció és automatizálás

A Fogyasztó Barátnál a kezdetektől az Innvoice számlázóprogramot használjuk, mert egyszerű, könnyen kezelhető, minden szükségletünket kielégíti, és nagyon korrekt csapat üzemelteti, akik az évek során mindig gyorsan segítettek, akármilyen kérésünk volt a számlázóprogrammal kapcsolatban.

Ezt a számlázóprogramot jó szívvel ajánljuk minden partnerünknek, mert egyszerű kompakt megoldás UNAS, Shoprenter és Shopify felhasználóknak mindenképpen.

Most megkérdeztük Horváth Szabolcsot, az Innvoice Ügyviteli Szoftver Kft. ügyvezetőjét arról, mi a helyzet velük, és hogy látják a hazai e-kereskedelmi piacot.

Szabolcs, hogy látod az e-kereskedők helyzetét?

A COVID járvány óta, a viszonylag nyugodt, növekedést produkáló évek után jelentős kihívásokkal találkozhatnak a gazdaság szereplői.

2020 márciusban tapasztalhatta meg mindenki, hogy gyakorlatilag rövid idő alatt olyan jelentős változások történnek, melyek az addigi vásárlási szokásokat is jelentősen átalakították. Akkor még rövidtávon nem feltétlenül a vásárlóerő tűnt el, sokkal inkább áthelyeződött online térbe. Ezt felismerve rengeteg kereskedő nyitott az online kereskedelem irányába, így igazából azt mondhatjuk, hogy a COVID járvány meggyorsította a kereskedők digitalizációját. Akkoriban talán a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy egy vállalkozás képes-e kellő idő alatt felkészülni a változásokra, felkészülni egy új működési módra, akár áttérni az online kereskedelemre.

Az elmúlt időszakban számos előremutató fogyasztóvédelmi szigorítás is megjelent, ami olyan felkészültséget is igényel, ami évekkel ezelőtt még teljesen szükségtelen volt.

2021-22-ben megjelenő kihívások között első helyen említhetjük a jelentős mértékű inflációt, mely jelentős hatással lehet az addig megszokott vásárlói közösség költési szokásaira, így előfordulhat, hogy az addig jól kiszámítható bevételi források lecsökkennek, másrészt az infláció nyilvánvalóan a vállalkozásokat sem kerüli el, így elengedhetetlen az erőforrások megfelelő kihasználása, a költségek optimalizálása. Sajnos 2022-re kiderült, sok, évekig működő üzleti modell átgondolása szükséges, hiszen akár az energiaárak is lehetetlenné tehetik sok cég addigi működését.

Ha ez még nem lett volna elég, számos cég gyors ütemű átalakulásra volt kényszerítve bizonyos adóváltozások miatt, így mindenképpen elmondható, az elmúlt 1-2 év tele volt kihívásokkal.

A következő években ezek kihívások nagy része valószínűleg velünk marad, így a „csendes várakozás” helyett mindenképpen a felkészülés javasolt.

Milyen céllal jött létre az Innvoice és mik a jelenlegi törekvéseitek?

Az Innvoice teljesen ugyanolyan cég, mint a legtöbb ügyfelünk, ugyanúgy jelen vannak a kihívások, bár kétségtelen, hogy a válság némileg még segíti is a digitális szolgáltatók fejlődését.

Magam és munkatársaink folyamatosan képzik magukat, elsősorban az a legfontosabb törekvésünk, hogy a változásokra való felkészülést segítsük. Hisszük azt, hogy a körülményeken való hosszas frusztráció helyett a legfontosabb az előre tekintés. Olyan szemléletet próbálunk átadni, ahol az erőforrások hatékony kihasználása van a központban.

A cégünk 20 évvel ezelőtt azért jött létre, mert már akkor is ugyanaz a probléma létezett, mint manapság, hogy nagyon sok vállalkozás teljesen felesleges operatív dolgokkal töltötte az idejét ahelyett, hogy azt felszabadította, kiszervezte volna, vagy akár átcsoportosította volna az erőforrásait más, hatékonyságot növelő feladatokra. Így jött létre annak idején a számlázó program ötlete és azóta is az a cél vezérel bennünket, hogy szoftvereinkkel csökkentsük a befektetett időt, a frusztrációt és a költségeket felhasználóink számára.

A jelen időszakban is tapasztalható kihívások azt mutatják, hogy egyszerűen nem tarthatók fenn azok a működési szokások, amik békeidőben gond nélkül eltartottak egy céget.

Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a webáruházakhoz kapcsolható számlázó program választásakor?

Először is, ha már megszületett az elhatározás, hogy szükség van ilyen szoftverre akkor érdemes azt átgondolni, hogy az adott megoldás mennyire elterjedt a piacon mennyire kipróbált és bevált a termék. Vannak-e rá élő példák. Itt mondjuk némi költségmegtakarítás fejében én inkább óvakodnék attól, hogy hosszas egyedi fejlesztésekbe kezdjünk. Javaslom megnézni az UNAS Facebook csoportot, illetve a Shoprenter Facebook csoportokat, ahol érdemes információkat gyűjteni, és már létező webáruház tulajdonosokkal is tudunk találkozni és tapasztalatot cserélni, vagy egyszerűen csak olvasni az ő problémáikat és meglátásaikat a témában.

Részletesebben, optimális esetben a webshop számlázó bevezetése során érdemes ellenőrizni az alábbiakat: jogszabálykövető és bárhonnan elérhető legyen, minél szélesebb körű integrációval rendelkezzen az adott webáruházzal, lehetőleg legyen elérhető banki szinkronizáció a bankunkkal, tudjon elektronikus számlát készíteni – a papír alapú számla használata egyre nehézkesebb, a nyomtatási költségről nem is beszélve -. Felkészülve a növekedésre érdemes olyan megoldással indulni, amivel tovább léphetünk, ha később a termékmennyiségeinket is szeretnénk nyilvántartani, illetve nem utolsó sorban, próbáljuk ki a szoftvert és kérjünk támogatást, ha elakadtunk, mert a gyors segítséggel sokkal könnyebb az indulás.

Melyek az újdonságok nálatok, a legfrissebb megoldások webshop integrációt illetően az Innvoice-ban, amelyek segítik a webshopok munkáját?

Két fontosabbat emelnék ki, egyik az UNAS, Shoprenter webáruházakban elérhető státusz szinkronizáció és a státuszokhoz kapcsolódó automatizmusok, vagy olyan értesítő funkciók, amelyek a számlázáshoz kapcsolódnak, kerültek kialakításra. Használatuk tovább fokozza, hogyan tudunk még több időt spórolni, még kevesebb manuális beavatkozással egy-egy webáruház megrendelés kiszolgálása során. Illetve, eddig is a legnépszerűbb webáruház motorokra koncentráltunk, így most az UNAS, Shoprenter kapcsolat után a Shopify a harmadik webshop keretrendszer, ami beköthető a számlázóprogramunkba, így az automatikus papír- és elektronikus számlázás már onnan is indítható.

Milyen előnyei vannak a jó rendszereknek?

A költségeink optimalizálása időről-időre felmerülő feladat, fontos, hogy naprakész rendszerekkel dolgozzunk a minél hatékonyabb munkavégzés érdekében. A jó rendszerek időt takarítanak meg, gondoljunk csak az automatikus számlázásra és e-mail küldésre, frusztrációtól mentesítenek, folyamatosan rendelkezésre állnak, és legyen szó ellenőrzésről, forgalmi kimutatásokról, figyelmeztetések küldéséről akár magunknak is, azonnal információt biztosítanak, és költséget csökkentenek, hiszen egy szoftver sokszor jóval olcsóbb, mint saját, vagy mások munkaidejének költsége.

Ami pedig mindezt kiegészíti, hogy nem dőlhetünk hátra. Vásárlóink, a piac és a növekedés alatt saját igényeink is változnak, ezért rendszereinket folyamatosan újra tervezni, frissíteni, és olykor cserélni szükséges, a fenti három tényező optimalizálása érdekében.

Mondj pár szót a csapatodról végezetül, milyen értéket jelent a munkájuk számodra és ügyfeleitek számára?

Kezdetektől fogva egy olyan eszenciát sikerült összerakni a csapatban, amiben a technikai felkészültséget nagyon jól kiegészíti az ügyfélbarát, empatikus hozzáállás munkatársaink részéről, ez biztosítja a folyamatos ügyfél kommunikációt, elérhetőséget. Ügyfeleinktől való tanulás része napjainknak, itt arra gondolok, hogy egymásra vagyunk utalva abból a szempontból, hogy mi is tanulunk azokból a kihívásokból, amelyekkel webshoposaink szembesülnek és ezeket igyekszünk visszaforgatni, így további új és friss megoldásokkal tudunk egymásnak értéket adva együtt haladni az e-kereskedelemben.

innvoice.hu